Company Visit: CROWN Records Management

Hello my fellas!

I’m feeling good to see you again since long time ago.

Hhm. Kunjungannya Juni kok hasilnya baru diposting Juli sih, Mbak? piye to? ckck.

Duhh, niatnya sih mau diposting pas habis selesai kunjungan, malahan rencana mau ngeposting itu udah ada dari sebelum waktu pelaksanaan. Tapi yaa, apalah daya. Gue juga manusia. Jadi kadang kalau Sang Malas sudah datang, gue hanya  bisa pasrah, hehe. ^^V

Gara-gara ngelihat blog gue yang udah mulai berdebu dan usang, akhirnya gue paksain deh buat nulis lagi demi mengisi kekosongan hati ini *eh* blog ini maksudnya. Maklum kelamaan jadi jofisa, jomblo fisabilillah, jadi suka terbawa emosi gitu kadang, wkwk.

Sebenarnya, sebelum tahu kalau dosen gue udah ada rencana buat company visit ke CROWN, gue dan teman gue, Vivi mau berinisiatif sendiri ngajuin surat permohonan kunjungan ke sana. Ya, paling nanti ke sana sama teman-teman yang mau ikut aja sih. Sambil nambah wawasan, niatnya mau sekalian cari peluang. Siapa tahu liburan nanti bisa magang di sana ‘kan? hehehe.

Oke. Jadi Rabu yang lalu lalu lalu itu program studi gue ngadain company visit ke CROWN Records Management. Bagi kalian yang belum tahu apa itu CROWN Records Management, maka perkenankanlah gue buat ngasih pencerahan sedikit ke kalian. Biar nanti waktu ngikutin cerita posting-an ini nggak bingung. Kalau yang udah tahu ya syukur, jadi tinggal ngikutin alurnya aja yaa.

Well, CROWN Records Management adalah sebuah divisi di bawah CROWN World Wide yang bergerak di bidang penyedia jasa penyimpanan dan pencarian dokumen di semua jenis industri, instansi pemerintah dan sektor swasta sehingga kliennya dapat fokus pada bisnis inti. CROWN Records Management ini udah membuka cabang di berbagai negara, salah satunya ya di Indonesia. Kalau kemarin, cabang CROWN yang kami kunjungi itu adalah yang berlokasi di Bumi Serpong Damai, Tangerang.

Yap, karena kalian udah tahu CROWN Records Management itu apa, maka sekarang waktunya gue memaparkan hasil kunjungan gue kemarin. Oh iya, hasil kunjungan ini sengaja gue buat dengan gaya “ngeblog”, biar santai. Bukan gaya kaku macam laporan kunjungan yang baku itu. So, here you go!

Jenis arsip yang dapat disimpan

Buat kalian yang sudah dan belum tahu nih ya, jenis arsip  berdasarkan media simpannya  itu ada dua, yaitu arsip konvensional (kertas) dan arsip media baru (kaset, Compact Disk (CD), negative film, dsb.) Kalau di CROWN sendiri, arsip itu lebih disebut sebagai dokumen.

Nah, terus jenis dokumen yang bisa disimpan di sana itu apa aja? Bisa keduanya kok. Bisa dokumen dengan media konvensional dan juga dengan media baru.

Fasilitas penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dokumen tergantung pada permintaan dari klien. Maksudnya gini, kalau si klien merasa bahwa dokumen yang akan dititipkan adalah dokumen yang sangat berharga bagi perusahaannya, maka klien dapat meminta dokumennya disimpan dengan fasilitas khusus. Misalnya seperti, disimpan dalam ruangan dengan keamanan khusus, suhu ruang simpan tidak lebih dari 20⁰ Celcius sampai dengan  dokumen disimpan di dalam lemari baja tahan api dan serangga.

 Tapi, kalau si klien merasa bahwa dokumen yang akan ditipkan tidak masalah jika menggunakan fasilitas standar, ya tidak apa-apa. CROWN memberikan kebebasan pilihan untuk itu. Jadi, klien dapat menentukan sendiri fasilitas apa yang akan dipakai sesuai dengan kebutuhan dan biaya yang dikeluarkan.

Konstruksi bangunan dan fasilitas perlindungan bencana

Kalau bicara tentang gedung penyimpanan arsip nih, gedung tersebut haruslah benar-benar dirancang dan diperuntukkan khusus untuk penyimpanan arsip. Baik dari segi bahan baku yang digunakan, drainase, kelembapan, suhu ruangan dan fasilitas penyimpanan yang digunakan. Bahan baku untuk membangun gedung sebaiknya tidak berbahan kayu untuk menghindari munculnya serangga perusak seperti rayap dan kecoa. Kelembapan dan suhu ruangan pun harus diatur agar tidak merusak fisik dokumen, terutama jika dokumen bermedia kertas. Pada suhu ruangan yang sangat tinggi, kertas dapat menjadi kering sehingga mudah rapuh.

Mega Melala, Senior Coordinator Marketing CROWN, menjelaskan bahwa saat hendak menentukan lokasi beropasi, CROWN telah mempertimbangkan di mana lokasi yang tidak berpotensi menimbulkan bencana alam agar dokumen-dokumen yang CROWN tangani dapat terjamin keselamatannya. Selain itu, waktu gue kunjungan ke sana, gue ngelihat kalau hampir di setiap  ruangan di sana dilengkapi dengan fasilitas perlindungan bencana seperti hydrant  dan smoke detector. CROWN sendiri mengklaim bahwa konstruksi bangunan serta fasilitas penyimpanan yang digunakan memang telah dirancang khusus sebelumnya. Jadi, klien tidak perlu merasa khawatir menitipkan dokumennya pada CROWN.

Kebersihan dan keamanan

Kebersihan dan keamanan ini merupakan dua faktor penting yang juga harus diperhatikan di dalam ruangan atau gedung penyimpanan arsip. Kalau ruang penyimpanannya kotor, dapat memicu seranggga-serangga untuk datang dan menjadikannya tempat tinggal, guys! Kalau sudah bertempat tinggal di ruang penyimpanan arsip, nanti arsipnya malah dibuat rusak sama serangga. Kalau sudah rusak, kita pun nggak bisa memanfaatkan infromasinya lagi. Gawat kan? Itulah sebabnya, kebersihan di ruang penyimpanan sangat penting untuk diperhatikan.

Sejauh mata memandang, ruangan-ruangan yang gue lalui sewaktu berkunjung semuanya bersih. Bersih dalam artian memang nggak ada tumpukan sampah atau kotoran yang berebihan. Bahkan, lantainya pun bersih! hehe. Menurut salah satu pegawai CROWN— yang maaf gue lupa siapa namanya, ruang tempat penyimpanan arsip selalu dibersihkan dua kali sehari, yaitu di waktu pagi dan sore. Jadi, diusahakan selalu bersih. Bersih bersinar~

Lanjut untuk keamanan. masih dengan pegawai CROWN yang sama, dijelaskan bahwa keamanan fisik dan informasi dokumen di sana sangat terjamin. Hal ini dikarenakan setiap pegawai memiliki hak akses yang berbeda-beda terhadap suatu ruangan. Misalnya, Pegawai A mempunyai hak akses ke ruangan X, Y dan Z. Sedangkan Pegawai B hanya mempunyai hak akses ke ruangan X dan Y. Nah, hak akses ini diberikan melalui Access Card yang dimiliki oleh masing-masing pegawai. Selain itu, gue ngelihat setiap sudut ruangan di sana dilengkapi dengan CCTV yang selalu terpantau.

Nah, gue rasa hanya segitu informasi yang bisa gue paparkan dari hasil kunjungan kemarin. Informasi lainnya merupakan privasi milik CROWN Records Management itu sendiri. If you wanna know for further information, please visit https://crownrms.com , hehe. Gue harap informasi yang sedikit ini tetap bisa menambah pengetahuan kalian yaa. Oh iya, by the way terima kasih banyak udah mau berkunjung ke blog gue yang sudah using ini :D

See ‘ya next time!