Pengalaman Magang di Arsip

Haloo, guys!

Okaeri! (Gue rasa ini artinya “selamat datang”, gue rasa, wkwk)

Sugeng rawuh! (Nah, kalau ini udah pasti artinya “selamat datang”, wkwk)

Yaa, pokoknya selamat datang deh buat kalian yang akhirnya mau mampir ke blog ini ^^V

Jadi tuuhh, sebenarnya gue langsung mau update setelah nge-posting tentang Pengalaman Magang (1) yang kemarin. Tapi yaa gituu, hehehe. Pasti tau kan maksudnya? ._. iya, alasan doang sih. Gue ingat kok kalau gue masih punya janji, punya hutang buat ngelanjutin update tentang pengalaman magang selanjutnya. Selalu ingat malah, zentaini!

Dua bulan yang lalu  waktu luang yang ada lebih sering gue habiskan untuk membaca serialnya Supernova. Kalian tau kan Supernova? Bohong banget kalau sampai nggak tau, wkwk. Itu keren banget, parah! Yaa, walaupun banyak istilah sains yang nggak gue ngerti maksudnya apa, sih. Tapi, asli, serial ini seruuu banget! Bikin gue nggak bisa berhenti buat ngebacanya. Tapi, serial pamungkas yang baru rilis: Intelegensi Embun Pagi, masih mahal banget harganya. Belum sanggup beli, hiks T-T. Mungkin baru gue beli beberapa tahun kemudian kalau harganya udah agak miring. Halah, malah curhat, Sus. Nah, iya jadi itu alasannya. Tapi, sekarang udah kumpul lagi kok niatnya. Nih, makanya mau mulai cerita, hehehe. Hontouni gomen >,<

Well, jadi tentang pengalaman magang di bidang arsip itu ya? Hhmm, menarik.Karena ini adalah sesi sharing, maka gue akan menceritakan semuanya, apa adanya. Gue magang selama 6 bulan. Terhitung sejak November 2015 sampai April 2016. Cukup lama ya? Yaa memang. Betah banget sih soalnya, wkwk. Udah gitu Kepala Arsipnya baik lagi. Aslinya, gue belum harus berhenti April itu, masih harus lanjut. Padahal, kurun waktu yang gue ajukan di surat lamaran itu hanya 3 bulan, lho. But I still didn’t know why I’ve been there so long. Ada satu teman yang ngelamar bareng gue, tapi dia malah harus ‘istirahat’ duluan. Hhmm.

Oh iya, hampir aja lupa! Untuk magang kali ini, lokasinya di dalam kampus sendiri, bukan di luar. Karena magang kali ini juga bukan pada masa liburan semester, melainkan pada masa perkuliahan. Jadi ya, kuliah sambil magang. Nah, gue kemarin magang di Unit Pelayanan Dokumentasi dan Kearsipan (UPDK), Fakultas Hukum UI. Gimana caranya gue bisa tau ada lowongan magang di sini? Yap, gue dapat informasinya dari dosen gue.

Dosen gue ini mengampu mata kuliah tentang arsip. Dan, beliau ternyata juga Kepala Arsip di Fakultas Ilmu dan Budaya (FIB) UI. Karena November itu (semester 3) jadwal kuliah gue belum sebegitu padat seperti semester 4, jadi gue berinisiatif buat apply ke sana. Tujuannya ya jelas untuk nambah pengalaman, karena gue sendiri kan baru ngerasain magang sekali, di Perpustakaan MPR itu. And another reason is to write one more line in my CV! Wahahaha, nggak deng, ini cuma bercanda doang kok, serius, beneran! wkwk. Nah, tapi namanya lamaran ya nggak langsung diterima begitu aja. tetap harus ada seleksi. Seleksi wawancara.

Setelah mendapat izin untuk bekerja di sana, akhirnya gue memulai hari pertama kerja. Hari pertama masih diberi petunjuk tentang SOP, Pedoman Pengelolaan Arsip dan lain sebagainya. Ternyata, arsip inaktif yang ada di UPDK ini masih berupa arsip inaktif tidak teratur, guys. Dan, di semester 3 ini gue belum dapet mata kuliah Pengelolaan Arsip Inaktif, mata kuliah itu baru dipelajari nanti, semester 4. Saat ini baru belajar Pengelolaan Arsip Aktif, hiks. Bersyukurnya, Kepala UPDK mau membimbing dengan sabar dan senang hati :”

Duh, sepertinya prolog dari gue udah lumayan panjang ya, hehe. Ini aja udah hampir 2 halaman di Ms. Word tapi belum juga masuk ke intinya. Okay, I won’t make it longer than this. It’s long enough, wkwk. Jadi, langsung aja bahas tentang ngapain-aja-sih-gue-di-sana ya?

2. Bidang Kearsipan

Namanya juga arsip inaktif tidak teratur, alias kacau, pengelolaanya nggak bisa disamakan dengan arsip inaktif yang sudah teratur. Kalau arsip inaktif teratur setelah menjadi inaktif dapat langsung ditata fisiknya sesuai dengan aturan yang diberlakukannya sebelumnya, guys. Misal, pada masa aktif, arsip teratur ini ditata menurut sistem buku agenda, waktu menjadi inaktif arsip teratur ini tetap ditata fisiknya dengan sistem tersebut. Nggak dirubah sama sekali jadi lebih mudah.

Sedangkan dia, si arsip kacau, harus dikelola secara khusus.  Karena pada masa aktifnya arsip ini juga udah kacau, jadi waktu dilakukaan penataan ulang dia harus menerapkan asas asal-usul. Sehingga arsip-arsip itu tetap menjadi satu kesatuan tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya. Maksudnya begini, guys, misal ada arsip inaktif kacau dari Unit Kerja Keuangan. Nah, karena pada masa aktifnya dia juga udah kacau, jadi ya, yaudah waktu penataan jangan dicampur dengan arsip dari Unit Kerja Kemahasiswaan atau Unit Kerja Fasilitas. Biarkan dia tetap berada di dalam kelompokknya J

Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah memilah arsip dari non arsip. Sumpah, ternyata arsip kacau itu memang benar-benar kacau, guys, wkwk. Bayangin aja, di dalam berkas arsip kadang terselip undangan, amplop kosong, map, blanko-blanko yang dicoret-coret da nada juga formulir kosong. Nah, itu yang dimaksud non arsip ya teman-teman. Benda-benda tidak terpakai seperti itu harus kita pisahkan dari berkas arsip. Non arsip yang nggak berguna juga bisa kita musnahkan untuk menghemat ruang penyimpanan. Memeriksanya satu persatu juga cukup memakan waktu, lhoo, wkwk. By the way, kalau di sini sih lebih sering disebut sebagai kegiatan penyiangan.

Oh iya! Selain itu, kita harus melepaskan benda-benda besi dari fisik arsip, seperti staples dan paper clip. Percaya atau tidak, tapi baiknya sih percaya, benda-benda besi ini selama 10-20 tahun ke depan akan merusak fisik arsip, terutama yang bermedia kertas. Kenapa bisa begitu? Lha, benda-benda besi ini nggak selamanya akan mulus, guys. Seiring berjalannya waktu dan perubahan suhu di sekitarnya, dia akan menjadi berkarat. Karat-karat ini yang kemudian akan menimulkan noda pada kertas. ‘Kan bisa aja ada informasi penting yang jadi sulit terbaca karena tertutup oleh karat itu. Makanya, kita harus membebaskan arsip dari benda-benda yang menggangu, fiuhh!

Oke, lanjut lagi. Setelah dipilah, berkas arsip dibungkus. Kalau di UPDK kami  membungkusnya dengan plastik bening, seperti plastik untuk odner. Berkas-berkas arsip lalu kami masukkan ke dalam boks arsip. Kemudian diberi label yang memuat keterangan tentang berkas-berkas arsip yang tersimpan di dalamnya. Misal, di dalam boks itu berisi Daftar Nilai Mahasiswa tahun 2000 dari abjad A sampai K. Maka, pada label boks kita tuliskan kode klasifikasinya, misal PDP.01.04 DNS 2007 A-K. Langkah terakhir adalah membuat Daftar Pertelaan Arsip alias DPA. DPA ini fungsinya sebagai sarana pengendalian fisik dan informasi arsip. DPA bisa dibuat elektronik (berbentuk file dalam komputer) dan juga tercetak, guys. Begitu ^^

Waah, sudah selesai, guys. Kurang lebih itulah hal tentang ngapain-aja-sih-gue-di-sana, guys. Semoga keingintahuan kalian terjawab sudah yap! Berarti janji gue tentang post  pengalaman magang udah lunas, nih.

Di lain waktu mungkin gue akan cerita tentang kehidupan pribadi gue, kisah cinta gue, kisah akademis gue, or something that more valuable. Semoga aja ya, kalau nggak males nulis, wkwkwk. Doakan ya, guys. Masa posting-an gue yang ramai di kunjungi Cuma yang ini doang :” hiks. So, good bye and see you next time! ^^