Tentang Electronic Document and Record Management System (EDRMS)

Konnichiwa, Minna-san!
Genki desu ka? Semoga kalian selalu baik-baik aja ya. 
Hhmm, posting-an kali ini, gue mau membahas tentang Electronic Document and Management System (EDRMS). Nah, berhubung kayaknya bahasan ini bakal panjang, jadi tulisannya akan gue bikin jadi 2 part yap! Let's check!

ELECTRONIC DOCUMENT AND RECORD MANAGEMENT SYSTEM (ERDMS)

DAN PENERAPANNYA DALAM STUDI KASUS ORGANISASI

Oleh: Susi Ambarwati

Dokumen dan Rekod

            Hampir semua orang, terutama yang bekerja dalam lingkup perusahaan, organisasi maupun lembaga pemerintahan tidak asing lagi dengan kata dokumen dan rekod. Sebagian besar orang masih mengartikan dokumen dan rekod dengan arti yang sama. Namun, sudahkah diketahui dengan benar apa arti kedua kata tersebut? Benarkah kedua kata tersebut memiliki arti yang sama?

            Dokumen adalah unit informasi terstruktur yang direkam, diterbitkan atau tidak diterbitkan dalam bentuk tercetak atau elektronik dan dikelola sebagai unit terpisah dalam sistem informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan rekod adalah Informasi yang direkam dalam bentuk apapun termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut (Kennedy and Schauder, 1998).

The Oxford English Dictionary mendefinisikan kata dokumen sebagai “a piece of written, printed, or electronic matter that provides information or evidence”. Sedangkan kata rekod didefinisikan sebagai “a piece of evidence or information constituting an account or something that has occurred, been said, etc”.

Definisi di atas dapat dianalogikan seperti sebuah organisasi yang akan membangun sebuah gedung baru untuk kegiatan operasional. Dalam kegiatannya, personil dari organisasi akan membuat dokumen perencaan gedung terlebih dahulu. Dokumen perencanaan ini dapat terdiri atas proposal pembangunan, desain arsitektur dan laporan. Semua dokumen disimpan dalam folder tertentu sesuai dengan tahapan yang dilalui. Saat pembangunan gedung sudah selesai, dokumen-dokumen tersebut akhirnya menjadi satu kesatuan yang memiliki bukti atas kegiatan yang telah terjadi. Kesatuan dokumen ini disebut sebagai rekod.

Awal Mula Sistem Dikenal Manusia

            Tugas mengelola dokumen dan rekod sebenarnya sudah dimulai sejak berabad-abad lalu. Bahkan, sebelum adanya peradaban. Nenek moyang kita, manusia gua, memanfaatkan dinding gua untuk menggambar, menceritakan peristiwa yang telah dan sedang mereka lalui. Hal ini dapat dianggap sebagai awal mula kegiatan pencataan (record-keeping), yaitu merekam (recording) sebagai bahan referensi di masa mendatang. Selain itu, contoh lain dari pencatatan pada masa primitif adalah Hyreoglyphics di Mesir. Melalui kedua kasus ini, sejarawan bisa mendapatkan informasi secara langsung tentang lingkungan dan kegiatan manusia pada masa lampau.

Sistem Pada Masa Moderen

Setelah mengetahui kegiatan pencatatan pada masa primitif, maka sekarang waktunya untuk kembali ke zaman moderen. Pada tahun 1980-an, sebagian besar sistem yang tersedia adalah sistem Document Image Processing (DIP). Pada dasarnya sistem elektronik ini setara dengan filling cabinet, dengan fasilitas untuk dokumen yang akan dipindai (scan), diindeks, dan disimpan di dalam sistem. Sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat ditemukan kembali untuk dilihat maupun dicetak.

Beberapa sistem DIP yang lebih maju juga memasukkan unsur workflow, yang memungkinkan organisasi untuk mengirimkan dokumen yang telah dipindai di lingkungan dalam organisasi. Sebagai contoh, sebuah organisasi bisa memindai surat masuk mereka, dan kemudian hasil pindai tersebut dialihkan ke staf tertentu untuk diproses. Electronic Document Management System (EDMS) serta Electronic Record Management System  (ERMS) mulai muncul pada tahun 1990-an.

EDMS umumnya terintegrasi dengan aplikasi seperti Microsoft Office dan pengguna diizinkan untuk secara aktif mengelola dokumen. Pengguna dapat check in ke dalam sistem untuk memeriksa serta melacak versi dan siklus dokumen. ERMS kali pertama muncul pada tahun 1990-an. Fungsi utama sistem ini adalah untuk mengelola lokasi penyimpanan fisik dari rekod yang berbasis kertas (paper-based). Sehingga hanya dapat mengindeks secara elektronik. Kemudian ERMS mulai dikembangkan menjadi sistem yang dapat mengelola dokumen dan rekod elektronik. Namun, tanpa adanya standar record-keeping yang pasti.

 Selama tahun 1990-an pertengahan ke-akhir, standar untuk ERMS mulai dikembangkan. Di Inggris, The National Archives (TNA), memulai proyek dengan pemerintah pusat untuk mengembangkan satu set persyaratan fungsional untuk sistem pencatatan elektronik (electronic record-keeping system). Di Amerika Serikat, Departement of Defense (DoD) merilis sebuah standar untuk ERMS, yaitu 5.015.2-STD, "Design Criteria Standards for Electronic Record Management Software Applications" pada akhir tahun 1997. Pada tahun 2001, International Organization for Standardization (ISO) merilis standar untuk pengelolaan rekod (record management), yaitu ISO 15489.

Di Inggris, standar yang paling sering digunakan adalah TNA 2002, dan di Amerika menggunakan Dod 5.015.2. Kedua standar ini sama-sama mendefinisikan persyaratan fungsional untuk ERMS. Saat ini, banyak vendor pembuat ERMS yang menggunakan salah satu dari standar tersebut atau menggabungkan keduanya.

Tentang EDRMS

            Electronic Document and Record Management System (EDRMS) mengacu pada sistem-sistem yang mampu mengelola dokumen dan rekod secara elektronik. EDRMS dapat disebut juga sebagai sebuah sistem hasil penggabungan antara EDMS dan ERMS. Komponen-komponen pembentuk EDRMS pun juga mengkombinasikan komponen-komponen dasar pembentuk EDMS dan ERMS. Berikut merupakan komponen-komponen inti dari ketiga sistem tersebut:

Gambar 1. Komponen-Komponen Dasar EDMS, ERMS dan EDRMS

*Nah, guys, untuk lanjutannya bisa klik di sini yap! ^^