Tentang Electronic Document and Record Management System (EDRMS) II

Permasalahan Mengenai Dokumen dan Rekod

Jika berbicara mengenai dokumen dan rekod, hal pertama yang biasanya terlintas dalam benak kita dalah bentuk fisiknya, yaitu kertas. Meskipun penggunaan komputer telah menjadi populer sebagai pembuat dokumen dan rekod elektronik, keberadaan dokumen dan rekod berbasis kertas (paper-based) masih melekat erat dalam kegiatan sebuah organisasi.

Namun, baik tercetak maupun elektronik, dokumen dan rekod memiliki permasalahan tersendiri. Dokumen dan rekod tercetak dengan permasalahan keterbatasan pengelolaan, ruang penyimpanan dan personil yang mengelola. Sedangkan dokumen dan rekod elektronik dengan permasalahan pengelolaannya. Kedua permasalahan tersebut dapat digambarkan melalui studi kasus di bawah ini:

Studi Kasus 1 – Agis Healthcare, Netherlands

Pasar asuransi kesehatan di Belanda mengalami perubahan yang signifikan, bergerak dari model pribadi ke model umum. Perubahan ini membawa tekanan pada perusahaan-perusahaan asuransi kesehatan yang ada untuk menjadi lebih kompetitif dengan harga, kualitas, dan pelayanan mereka. Perusahaan asuransi, Agis Healthcare, merespon perubahan ini dengan menggabungkan tiga penyedia layanan kesehatan daerah lain untuk menjadi lebih kompetitif. Hal ini mengakibatkan Agis memiliki total 1,2 juta pelanggan dan lebih 2.000 dari staf.

Masalah

Penggabungan Agis menimbulkan tantangan pada prosedur pengelelolaan dokumen dan rekod perusahaan, karena sebelumnya setiap perusahaan memiliki sistem dan prosedur pemberkasan yang berbeda.  Hal ini juga membuat Agis sulit menemukan informasi dengan cepat, dan ketika informasi perlu untuk disimpan, hal tersebut menjadikan proses yang memakan waktu dan melelahkan. Agis ingin memperkuat posisi mereka dengan cara meningkatkan pelayanan pelanggan sembari menghemat biaya dan menerapkan keseragaman dalam hal korespondensi dan sistem pemberkasan.

Studi Kasus 2 – Barclays Bank, United Kingdom

Barclays Bank merupakan salah satu lembaga keuangan terkemuka di Inggris. Barclays menawarkan produk dan layanan perbankan pribadi dan bisnis untuk pelanggan nasional dan mempekerjakan lebih dari 75.000 karyawan. Sebelum tahun 2001, Barclays akan memproses semua rekod yang berhubungan dengan karyawan di kantor-kantor regionalnya. Rekod-rekod tersebut masih berada dalam format kertas, kemudian disimpan dalam folder yang terletak di dalam filling cabinets dan filling rooms.

Masalah

Pendekatan desentralisasi berbasis kertas (paper-based) pada rekod-rekod Human Resource (HR) terbukti menjadi proses yang sangat mahal dengan sejumlah besar informasi yang digandakan di seluruh perusahaan. Pada tahun 2000, Barclays memutuskan untuk merombak desentralisasi layanan HR menjadi sentralisasi dan mengatasi masalah penyimpanan serta bagaimana memanfaatkan teknologi untuk memberikan solusi.

Penerapan EDRMS Sebagai Sebuah Solusi

            Permasalahan yang dihadapi oleh Agis Healthcare dan Barclays Bank berasal dari sumber yang sama, yaitu dokumen dan rekod berbasis kertas. Luasnya lingkup organisasi dan kompleksnya kegiatan yang dilakukan membuat volume dokumen dan rekod semakin meningkat. Kasus tersebut tidak hanya membuat dokumen dan rekod sulit ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Tetapi juga memerlukan ruang penyimpanan yang sangat luas. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem pengelola dokumen da rekod secara elektronik yang dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Penerapan EDRMS merupakan sebuah solusi untuk mengatasi permasalah di atas, sehingga didapatkan hasil seperti berikut :

Solusi Studi Kasus 1 – Agis Healthcare

Agis melakukan tinjauan dari beberapa produk (sistem pengelola dokumen elektronik) untuk memenuhi kebutuhan mereka. Mereka memutuskan menggunakan sistem StreamServe Financial. Agis menggunakan sistem tersebut untuk menghasilkan 7-8 juta dokumen setahun, termasuk surat-surat, faktur, kebijakan, dan spesifikasi penyelesaian dari sistem mainframe-nya. Dokumen-dokumen yang ditata disesuaikan dengan gaya template perusahaan dan kemudian didistribusikan baik sebagai surat, fax, atau e-mail tergantung pada preferensi pelanggan.

Manfaat

Manfaat yang dirasakan oleh Agis setelah menerapkan sistem ini adalah meningkatknya efisiensi pada proses korespondensi. Staf yang bekerja di bagian call center Agis menyadari secara langsung penerapan sistem ini. Hal ini dikarenakan semua korespondensi keluar disimpan dalam file pelanggan. Selain itu mereka dapat mengetahui informasi yang yang up-to-date mengenai situasi pelanggan setiap saat

Agis juga menyadari penghematan biaya sebesar $200.000 dari biaya cetak karena keseragaman korespondensi dan kemampuan untuk melaporkan jumlah korespondensi keluar. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk dapat mengelola persediannya lebih baik.

Solusi Studi Kasus 2 – Barclays Bank

            Barclays Bank menerapkan sebuah solusi dari sistem Open Text bersama dengan teknologi penyimpanan optic untuk persayaratan pengelolaan dokumen dari fungsi HR mereka. Sistem ini membuat mereka dapat menangkap (capturing) lebih dari 75.000 file karyawan, menyimpannya dalam sebuah repository sentral sembari menyediakan akses elektronik yang aman untuk pengguna resmi. Dan, sebagai hasilnya penggunaan dokumen dan folder kertas berkurang banyak. Hal ini memberikan penghematan yang sangat signifikan bagi Barclays. Sehingga mereka dapat menghemat biaya untuk penyimpanan bulanan dan pengambilan dokumen.

Manfaat

            Penerapan EDRMS yang menyediakan akses elektronik terpusat yang aman mampu membantu Barclays mempertahankan kepatuhan hukum mengenai perlindungan data dan tindakan-tindakan hokum lain. Sistem ini juga secara signifikan mengurangi risiko kehilangan data melalui IT back-up dan prosedur pemulihan bencana. Meskipun bagian HR menerima hampir 600 formulir per hari dengan total 3000 halaman, hanya diperlukan satu orang untuk melakukan pemindaian (scanning) dan mengindeks formulir tersebut ke dalam sistem. EDRMS berhasil mengurangi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Selain itu, penerapan EDRMS membuat Barclays tidak perlu lagi menggunakan banyak filling cabinet. Hal ini dikarenakan semua file karyawan telah disimpan secara elektronik, sehingga penggunaan ruang kantor dapat dimaksimalkan. Ruangan kantor yang lebih fresh membuat lingkungan kerja menjadi kolaboratif dan kerjasama yang lebih baik antara para kolega.

Disamping menggunakan Open Text sebagai EDRMS, Barclays juga menerapkan aplikasi Siebel Customer Relationship Management (CRM). Siebel CRM memungkinkan bagian HR membuat keterhubungan antara file karyawan yang disimpan dalam EDRMS dan CRM. Barclays juga menerapkan aplikasi Siebel Workflow yang berfungsi mengelola korespondensi dalam organisasi.

Kesimpulan

            Berdasarkan dua kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa EDRMS merupakan sebuah solusi yang tepat, yang dapat diterapkan oleh organisasi terkait dengan permasalah dokumen dan rekodnya. Fungsi-fungsi yang diperlukan dalam EDRMS akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, hal ini dikarenakan kebutuhan spesifik yang berbeda pula. Namun, ada set fungsi inti yang harus disediakan oleh ERDMS, yaitu document management, record management, scanning and imaging, beberapa kolaborasi, dan work flow.

            Penerapan EDRMS sebagai sebuah solusi tentunya sangat menguntungkan organisasi. Disamping organisasi dapat mengelola dokumen dan rekodnya dengan teratur, ruang penyimpanan, lemari penyimpanan dan juga tenaga kerja yang dibutuhkan dapat berkurang. Di luar berbagai keuntungan yang dapat diperoleh organisasi, ada satu tantangan yang harus dihadapi, yaitu perubahan kebudayaan (cultural change).

            Aspek cultural change dalam sebuah organisasi berkaitan dengan dampak dapat dimilikinya sistem seperti EDRMS. Untuk dapat menerapkan EDRMS dengan baik, seluruh lingkup organisasi, termasuk pengguna, harus mampu dan siap melepaskan keterikan dengan budaya yang lama, bekerja menggunakan kertas, dan menerima sistem baru ini.

***

Referensi:

Adam, Azad. 2008. Implementing Electronic Document and Record Management System. New York: Auerbach Publications.

Kennedy, Jay dan Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A guide to corporate recordkeeping. Melbourne: Longman.